We kennen ze allemaal: de feloranje bordjes langs de weg, waarmee de uitzetters controleren of je wel de juiste route gereden hebt. Maar minstens zo belangrijk is het team van marshals, die zich op allerlei plekken op de route hebben opgesteld om een stempel op je controlekaart te zetten, de juiste doorkomsttijd te noteren, je op tijd weg te sturen en altijd een vriendelijk woord voor je hebben. Ramon Hillebrink coördineert die hele club.

Hij heeft het met de paplepel ingegoten gekregen van zijn ouders Ron en Thea, die jarenlang bij diverse evenementen marshal dan wel coördinator zijn geweest. Ramon: “Op een goed moment vond mijn moeder die meerdaagse rally’s te lang en mocht ik in haar plaats met mijn vader mee. Om het spelletje onder de knie te krijgen heb ik een kaartleescursus gevolgd en ben ik aan wat dagritjes gaan deelnemen. De beste manier om het wereldje te leren kennen! In 2009 stond ik voor het eerst op controle bij de SLS en in 2013 vroeg uitzetter Peter Rovers mij of ik de rol van coördinator op me wilde nemen.”

Kost het veel moeite om aan voldoende marshals te komen?
“Nee, helemaal niet! Bij de SLS werken we al jaren met hetzelfde team en er is nauwelijks verloop. Ik hoef ze niet eens uit te nodigen; als iemand onverhoopt een jaar niet kan, laat hij dat tijdig weten. Dat is ook het leuke van dit werk: het is een heel hechte en enthousiaste club. Met enorm veel ervaring en daardoor ook soms kritisch. Dat kan gaan van een opmerking over het ontbijt tot de kracht van de douchestraal. En ze denken heel goed mee, bereiden zich minutieus voor op hun taak. Ze zijn tenslotte onderweg het gezicht van de organisatie!”

Hoe zorg je dat iedereen zo handig mogelijk ingedeeld wordt?
“Tijdens het bedenken van de route ontstaat er bij de uitzetters een bepaald plan: een tijdcontrole daar, een bemande routecontrole hier, een regularity daar. En dat voor vier dagen. Mijn taak is het dan om alle bemanningen goed in te plannen. De ene dag krijgt een team ‘vroege dienst’, de andere dag late. Meestal staan ze op twee plekken op een dag. Dan moet de tijd om van de ene naar de andere post te komen wel voldoende ruim zijn. En ik wil ook graag dat ze tussendoor nog even kunnen lunchen. En ’s avonds regel ik dat er nog iets te eten is voor degenen die op een late TC gestaan hebben en voor de oprollers.”

Hoe weet iedereen wat precies van hem/haar verwacht wordt?
“Ruim voor de SLS organiseren we een briefing voor de marshals. Daar zetten we de puntjes op de i, ze krijgen alle TC-locaties zowel op papier als digitaal, met het nummer van de TC, het adres, een foto en een kaartfragment. Niet alleen van de plekken waar ze zelf staan, maar ook alle andere. Want de meesten vinden het leuk (als daarvoor tijd is) via hun collega’s op de volgende TC naar lunch of finish te rijden. Ik vraag ze om alles goed na te kijken, zodat ze zeker op de juiste plaats staan. En achteraf evalueer ik ook nog met elk marshalteam. Wat ging er goed, wat kan volgend jaar nog beter?”

Met zo’n gedegen voorbereiding kan er dus niets meer mis gaan?
“Eigenlijk niet, maar soms sta je toch voor onverwachte problemen. Vorig jaar bijvoorbeeld raakte een stel controleurs verzeild in een gigantische file. Die gingen hun locatie waarschijnlijk niet op tijd halen. Maar een TC moet hoe dan ook altijd doorgaan. Dan valt een ander team in. De deelnemers hebben er totaal niets van gemerkt. Het komt altijd goed, mede door de ervaring van al die marshals en daar ben ik trots op. En dan kunnen ze ’s avonds aan de bar even stoom afblazen en lekker nakletsen.

Wat vind je zelf het leukste van jouw rol?
“Om te beginnen: de voorpret. Het passen en meten van de logistieke puzzel. De coördinatie, het tijdschema, het indelen van de manschappen. En natuurlijk het evenement zelf. Na afloop heb ik het gevoel dat ik een maand ben weggeweest!”

Over Ramon

Het is niet zo gek dat de rol van coördinator marshalls Ramon zo goed ligt. Volgens eigen zeggen heeft hij de leukste baan van Nederland bij Kuehne + Nagel, een bedrijf in logistieke dienstverlening.
Hij is daar al zes jaar bezig met de ontwikkeling van mensen (en zichzelf, zegt hij nadrukkelijk), geeft opleidingskundige adviezen, ontwikkelt trainingen en geeft en doet coaching. Het regelen, organiseren en het bij elkaar brengen van mensen is zijn lust en zijn leven.

En voor zijn ontspanning heeft hij ten eerste zijn twee kinderen, en verder zijn hobby hardlopen. De Dam tot Damloop bijvoorbeeld, maar liever nog wat uitdagender parkoersen zoals obstacle runs. Je grenzen verleggen, noemt hij dat…

Tekst: Fred Hak