Met 135 equipes, plus een crew van 50 man, is de SLS Classic vier dagen een reizend circus. Afgezien van de rally zelf verwachten al die mensen dagelijks een smakelijke lunch, een drankje na aankomst, een lekker diner, een goed bed en een stevig ontbijt. En dat ruim vier dagen achter elkaar! Tilleke Lippmann is sinds de editie van 2012 verantwoordelijk voor de hospitality binnen de organisatie, dus vragen we aan haar hoe dat allemaal werkt.
De SLS staat erom bekend dat alle deelnemers in principe in hetzelfde hotel overnachten. Hoe krijg je dat voor elkaar?
“Daarmee begin ik al in oktober, dus kort na afloop van de vorige SLS. Ik krijg van de uitzetters de regio’s waar zij dagelijks de etappefinish hebben gepland en dan ga ik op zoek naar een accommodatie die over minimaal 200 kamers beschikt, op zich al een aardige uitdaging. Tal van onderwerpen komen aan bod, zoals: inhoud en logistiek van de catering (ontbijt, koffie, lunch, borrel, diner), parking, beveiliging, ontvangstruimte, setting van de dinerzalen, audiovisuele ondersteuning en wellicht het allerbelangrijkste: de beschikbaarheid van de juiste soort kamers.
De indeling komt uiteindelijk neer op het ouderwetse handwerk, iedereen moet in het juiste bed belanden! Echtparen in een tweepersoonsbed, voor de overige equipes probeer ik zoveel mogelijk kamers te regelen met twee eenpersoonsbedden. Je kunt nog zulke goede vrienden zijn, maar twee mannen willen niet graag lepeltje lepeltje liggen in een groot bed! Dit laatste is problematisch, de meeste hotels beschikken namelijk over onvoldoende twin rooms. Afgelopen jaar hebben we bijvoorbeeld in Antwerpen 45 extra bedden van elders ingehuurd om bij te plaatsen in de double rooms, zodat we toch gescheidenbedden konden aanbieden. Ook is er niet overal parkeergelegenheid voor minimaal 180 auto’s beschikbaar, soms moeten we hiervoor extra bewaking inzetten.”
Wat is een specifieke uitdaging voor de catering van de SLS?
“De korte tijdspanne waarin onze deelnemers arriveren én de volgende dag vertrekken vergt een strakke organisatie. Denk alleen maar aan de hoeveelheid bier die in korte tijd getapt moet worden bij aankomst in het hotel. Het tappen van één biertje kost ongeveer 10 seconden, inclusief bestellen en afrekenen komt dat op 30 seconden per glas. Als je één tap hebt en je wilt alle SLS-ers een biertje geven, dan kost dat dus al ruim tweeënhalf uur! Bij aankomst wil iedereen direct een biertje in zijn hand hebben, dat betekent ruim 300 biertjes in een half uur. Om tijdwinst te realiseren werken we met consumptiemuntjes en daarnaast zorgen we ervoor dat hotels zeker meer dan twee taps gebruiken én meer medewerkers beschikbaar hebben in en om de bar.
En wat voor het bier geldt aan het eind van de dag, gaat ook op voor de koffie bij het ontbijt. In een uur gaan er ruim 600 kopjes koffie doorheen. Lukt dat met drie koffiemachines? Voor de inhoud en logistiek van de lunches en diners overleg ik apart met de food&beverage-managers; we willen niet elke dag hetzelfde op het menu. En we houden rekening met diëten en allergieën. Drie weken voor de start van de SLS bezoek ik, samen met Cees de Jong, alle accommodaties (koffiestops, lunchlocaties en hotels) voor een laatste check en overleg. Zij krijgen dan een draaiboek van mij waarin precies beschreven staat hoe alles moet lopen qua logistiek en uitvoering.”
Vorig jaar hebben we de rallykroket gemist (hoewel, de bitterballen op zaterdagavond maakten veel goed (FH)). Komt die weer terug?
“Eén ding kan ik alvast verklappen: op zondag staan er kroketten op het lunchmenu! Er gaan er dan ruim 600 in de frituur!”
Tenslotte: wat komt er dit jaar allemaal in de goodie bags?
“Dat blijft nog even een verrassing. Ik weet wel dat we weer 200 tasjes gaan vullen met sponsoruitingen en andere leuke dingen voor de deelnemers. Een fors karwei: lange gangen vol met meters goodie bags en allerlei spulletjes die daarin gestopt moeten worden. Het heen en weer lopen om dit te vullen scheelt zeker weer een rondje in de fitness! Het programmaboek maakt natuurlijk ook essentieel onderdeel uit van de goodie bag.
Mag ik nog een oproep doen aan alle deelnemers? Zorg dat je bijtijds je foto’s uploadt! Het is toch leuk voor jezelf, maar ook handig voor je mede-rallyrijders om je zo terug te kunnen vinden. Alle goodie bags worden uitgegeven bij de documentencontrole op 20 augustus in het Louwman Museum. Een mooie en vooral toepasselijke locatie voor de deelnemers en de sponsors om de voorpret te laten beginnen!”
Over Tilleke
Tilleke runt met veel passie haar eigen bedrijf Adventure Communication, dat zij in 1991 samen
met de fameuze bergbeklimmer Ronald Naar (1955-2011) heeft opgericht. Het ondernemen is haar met de paplepel ingegoten, evenals de verschillende alpiene sporten die zij vanjongsafaan beoefent. Met haar familie ging ze al sinds haar zesde ieder jaar klimmen in Chamonix, aan de voet van de Mont Blanc. Later volgden er nog vele toppen in en buiten Europa.
Na haar studie heeft ze zich gespecialiseerd in marketing, met een voorliefde voor outdoor sporten. Zo was ze verantwoordelijk voor het management en de marketing van internationale klim-en ski-expedities naar onder andere Nepal (Mount Everest), Pakistan (K2), en Antarctica. Niet verbazingwekkend dat Adventure Communication is gespecialiseerd in sportmarketing, management, coaching en sponsoring. Het bureau exploiteert tevens een omvangrijk beeldarchief waarin Ronald Naar alle zeven continenten vastlegde, geeft in eigen beheer een aantal managementboeken uit en maakt jaarlijks een kalender voor de NKBV, de Koninklijke Nederlandse Klim- en Bergsportvereniging.
“Bevlogenheid en passie staan aan de basis voor succes” luidt de stelregel van Tilleke.
En daarom is het bureau met name onderscheidend in de organisatie van actieve businessevents gerelateerd aan outdoor- en alpiene sport, ski, golf en sinds 2012… classic car rally!
Info: www.adventurecommunication.nl
Tekst: Fred Hak
